Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania.

Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres, również w przypadku złożenia podania w postaci elektronicznej, i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Na żadanie wnoszącego podanie potwierdza się wniesienia podania.

Podanie wniesione na piśmie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

W ogólnym postępowaniu administracyjnym odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia. Wystarczy, jeżeli z odwołania wynika, że strona nie jest zadowolona z wydanej decyzji. Natomiast odwołanie od decyzji organu podatkowego powinno zawierać zarzuty przeciw decyzji, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem odwołania oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.

Odwołanie wnosi się do Kolegium za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Przepisy szczególne mogą przewidywać inne terminy do wniesienia odwołania.

Korespondencję przyjmuje Kancelaria Ogólna w pokoju nr 100, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym. Następnie korespondencję przekazuje się Prezesowi Kolegium, który przydziela ją do załatwienia, wyznaczając przewodniczących składów orzekających.

Terminy załatwiania spraw określają przepisy powszechnie obowiązującego prawa. Załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym powinno nastąpić w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy (art. 35 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego), a w sprawach podatkowych w ciągu 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania (art. 139 § 3 Ordynacji podatkowej).

Do podanych wyżej terminów nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.
O każdym przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie zawiadamia się stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
Sprawy rozpatrywane są według kolejności ich wpływu, z wyjątkiem spraw, dla których przepisy prawa przewidują krótsze terminy ich załatwienia.

Poza kolejnością wpływu załatwiane są np. odwołania:

• od decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej oraz decyzji o umorzeniu postępowania o udostępnienie informacji, które zgodnie z art. 16 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902) winny być rozpoznane w terminie 14 dni,
• od decyzji w przedmiocie przeprowadzenia imprezy masowej, których termin załatwienia w myśl art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 616) wynosi 4 dni od dnia jego wniesienia.
• od decyzji w sprawie czasowego odebrania, właścicielowi lub opiekunowi, zwierzęcia których termin w myśl art. 7 ust 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt (Dz. U. z 2023 r. poz. 1580 ze zm.) wynosi 7 dni od dnia jego wniesienia.

Poza kolejnością wpływu załatwiane są również:

• ponaglenia na niezałatwienie sprawy w terminie,
• przekazanie sprawy, w której Kolegium jest niewłaściwe, do organu właściwego,
• wyznaczenie organu do załatwienia sprawy, w przypadku wyłączenia organu,
• sprawy, w których Kolegium uwzględnia cofnięcie odwołania, nie wymagające dodatkowego postępowania wyjaśniającego.